Gestion des notes de frais, c’est quoi ?

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Gestion des notes de frais, c’est quoi ?

Malgré toutes les révisions et organisations que vous auriez pu faire dans votre entreprise, il arrive des moments où les salariés doivent payer des déplacements ou des achats de leur poche. Ce sont les notes de frais qui vous permettront de les rembourser en bonne et due forme. Il incombe à la comptabilité de gérer ces fiches administratives dans l’avantage de l’entreprise et des employés.

Pourquoi utiliser des notes de frais ?

Les notes de frais sont des éléments de la comptabilité pour gérer les dépenses. Au même titre que les factures et les bons de commande, ce document représente un support administratif et comptable pour suivre les dépenses au quotidien. Les notes de frais concernent toutes les dépenses de l’entreprise avancées par les salariés. Il est nécessaire dans le cas d’un déplacement ou d’autres fournitures imprévues.

Les notes de frais sont des fiches qui permettront aux salariés de bénéficier d’un remboursement. Ils doivent remplir le document avec toutes les informations correspondantes à la dépense. Ils doivent ajouter des pièces justificatives comme une facture pour appuyer sa requête. Les notes de frais contribuent à une flexibilité de la procédure. Ils augmentent la productivité et l’engagement des collaborateurs dans les activités de la société.

Comment gérer les notes de frais ?

La gestion de notes de frais est individuelle selon les entreprises. Certaines favorisent un règlement immédiat, après l’émission de la demande. D’autres préfèrent rassembler les requêtes et rembourser les salariés de manière mensuelle. Le plus important est le règlement de la contribution pour éviter les litiges.

Chaque note de frais doit comporter une pièce justificative en bonne et due forme. Il s’agit souvent de facture détaillée et datée. La validation d’une note de frais doit respecter certaines conditions. Le salarié doit être en mesure de prouver la nécessité de la dépense et sa pertinence avec la mission. Parfois, la dépense est autorisée par un supérieur hiérarchique. Dans le cas contraire, le collaborateur doit justifier l’urgence de l’action.

Comment optimiser les gestions des notes de frais ?

La méthode traditionnelle de la gestion des notes de frais est bien sûr la version physique. L’employé doit remplir une fiche de requête pour ensuite la faire signer par le supérieur hiérarchique et la comptabilité. Toutefois, cette méthode ralentit le processus et elle requiert beaucoup de déplacement. Il y a aussi les oublis et les erreurs incongrues.

Un PGI (progiciel de gestion intégrée) vous servira à optimiser la gestion des notes de frais. Toutes les étapes se passent en ligne pour économiser du temps à tous les collaborateurs. Le logiciel permet non seulement de rembourser le salarié, mail il confère aussi un suivi bilatéral pour une meilleure transparence. De plus, l’informatisation aide à réduire l’utilisation du papier.

Si vous êtes à la recherche d’un gestionnaire de notes de frais, vous pourrez bénéficier de 15 jours d’essai gratuit avec GesMobile. Le logiciel prend en charge la requête, le contrôle et la validation. Il permet d’inclure les pièces justificatives par le biais d’un simple scan. De plus, cette application en ligne convient à une utilisation sur ordinateur ou smartphone. 

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