Les contraintes des documents papier
Les documents au format papier ont de nombreuses contraintes. Ces papiers sont utilisés depuis des centaines d’années et il convient de trouver de nouvelles solutions en temps modernes. En effet, les documents matériaux peuvent être perdus, ce qui peut entraîner de graves conséquences.
Un contrat ou un document juridique perdu coûte parfois très cher. Par ailleurs, il est facile de falsifier un document papier. De plus, les documents prennent du temps à être imprimé, transféré, archivé, scanné, etc. Toutes ces étapes ont un coût pour l’entreprise, en ressources matérielles et en temps. Enfin, les conséquences écologiques de l’utilisation du papier sont déstastreuses et cause première de la déforestation. Toute organisation responsable doit limiter son utilisation au minimum.
Par conséquent, le gouvernement agit afin de limiter l’utilisation du papier. La taxe carbonne va également dans ce sens. Les entreprises et organisations qui utilisent du papier paient un prix supplémentaire. Or, cette tendance ne fait que commencer, avec des mesures qui se durcissent chaque année. La consommation de documents au format papier a un coût pour la société et pour les entreprises. La consommation de papier porte un coût économique, temporel et écologique fort. Les entreprises qui ne tiennent pas compte de ce changement vont perdre face aux entreprises qui utilisent la dématérialisation comme un avantage compétitif.
5 bonnes raisons de passer à la dématérialisation
La dématérialisation permet de transformer un élément matériel en élément immatériel. Bien souvent, le processus est fait du papier au numérique. Cette transformation a de nombreux attouts. Au dela du gain en temps et en argent, la facilité d’accès à l’information par sa centralisation sont des arguments forts en faveur de la dématérialisation. Pour vous convaincre, découvrez nos 5 bonnes raisons de passer à la dématérialisation.
- C’est écologiqueDécouper des arbres pour en faire du papier qui peut être dématérialisée n’est pas écologique. Ainsi, utiliser des outils de dématérialisation permet de réduire son empreinte carbonne. Bien qu’un ordinateur ne soit pas une solution parfaitement écologique non plus et que des serveurs en France sont mieux que des serveurs à l’autre bout du monde.
- Les données sont centraliséesUne feuille par ci, une feuille par là… fini les documents difficiles à suivre et à regrouper. Avec un système dématérialisé, les documents sont tous au même endroit et facile à trouver. Cette centralisation permet également de regrouper des données de deux entités qui ne sont pas dans le même lieu physique. Avec un Google Doc il est possible d’écrire sur le même document depuis Paris ou depuis New York, en simultané.
- Il n’y a plus de perte Conséquence de la centralisation et de la dématérialisation, les documents ne sont plus perdus. Il suffit de bien organiser son espace virtuel et tout est facile à retrouver. La perte de document n’est plus sujet de préoccupation et les paniques de dernières minutes liées à un document introuvable disparaissent.
- Tout est plus rapideSigner un contrat peut être très rapide, mais peut aussi être long s’il faut l’envoyer par la poste ou se déplacer pour le signer. La dématérialisation via des services tels que DocuSign ou Edusign permettent de gagner du temps sur la signature. Le temps d’impression d’une pile de document peut être plus long que de l’envoyer et de le récupérer en dématérialisé. Tout est plus rapide.
- C’est plus ludiqueC’est peut-être l’aspect le plus sous-estimé de la dématérialisation. En effet, utiliser une feuille papier est souvent pénible. Dans un monde digital, il est souvent plus facile et appréciable d’utiliser une solution dématérialisée. Néanmoins, toutes les solutions ne se valent pas. Lors du choix d’une solution, choisir la plus facile d’utilisation est souvent un bon choix.
Cette liste non exhaustive des gains liés à la dématérialisation montre que de nombreuses entreprises ont intérêts à investir dans le digital.
Les solutions pour gagner de l’argent avec la dématérialisation
Il existe de nombreuses solutions pour dématérialiser les documents et processus. Parmi ces solutions il convient de distinguer les solutions pour les documents et les solutions pour les processus. Par exemple, il est possible de dématérialiser une casette vidéo et de la passer au format numérique. Dans ce guide, nous allons voir les solutions pour dématérialiser les documents papiers. Ce qui, est le plus facile à faire et est le type de solution qui a le plus d’impact sur l’organisation.
Si ce n’est pas encore le cas, privilégié l’envoi d’email sur l’envoi de lettres. Aucune solution spécifique est mieux qu’une autre à cette fin. En revanche, il faut se poser la question à chaque fois que l’on s’apprête à envoyer une lettre.
Ensuite, car les emails sont sûrement déjà utilisé, les contrats peuvent être dématérialisés. DocuSign et HelloSign sont les leaders sur le marché. Une alternative française est Universign. Ces logiciels permettent d’envoyer des documents et de les signer électroniquement. Dans la même logique, Edusign permet de dématérialiser les feuilles de présence.
Enfin, les documents de types factures et bulletins de paie sont à dématérialiser. Quickbooks et Payfit sont respectivement des solutions complètes pour ces fonctions. Le gain d’argent sur ces documents peut être vite élevé.
Il est possible de dématérialiser de nombreux documents et cette liste n’est que le début de votre gain d’argent via la dématérialisation.