3 avantages de l’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais en entreprise

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Lister, justifier, saisir ou scanner, traiter, vérifier, rembourser… La note de frais et la gestion qui en découle font partie des tâches les plus compliquées et les plus chronophages, surtout si vous êtes une grande entreprise. En effet, plus le nombre de collaborateurs de votre entreprise augmente, plus le nombre de notes de frais s’accroît. Le traitement de cette grande quantité de documents vire souvent au cauchemar si cela doit se faire manuellement. Pour y remédier, l’adoption d’une solution automatisée de gestion des notes de frais devient nécessaire. Voici trois raisons pour lesquelles vous devez procéder à l’implémentation d’un logiciel de gestion des notes de frais dans votre entreprise.

Bénéficier d’un gain de temps et d’argent

La gestion des notes de frais à la manière classique génère dans son sillage à la fois de multiples saisies manuelles et un manque de flexibilité. Que ce soit pour les salariés, les comptables ou les managers, cette pratique fastidieuse constitue une perte de temps perpétuelle. Et quand on sait que le temps est une variable qui manque énormément en entreprise, on ne peut se permettre de le gaspiller de cette manière. En optant pour l’automatisation des notes de frais, vous allez pallier à ce problème. Avec un logiciel comme celui présent sur https://www.n2f.com/, la durée du processus est considérablement réduite. Grâce à son interface intuitive, vous allez gérer plus aisément les notes de frais. Les tâches liées notamment à la saisie, la validation et le contrôle des notes de frais sont royalement simplifiées et les données jouissent d’une grande sécurisation. Dans le même temps, cela va améliorer la productivité de vos collaborateurs et salariés. Déchargés des tâches ennuyantes, ils seront plus disponibles pour effectuer des missions pouvant apporter de la valeur ajoutée à l’entreprise.

Être à l’abri des erreurs et des fraudes

logiciel de gestionLe saviez-vous ? En moyenne 1 note de frais sur 5 est erronée. En effet, que ce soit dans la saisie manuelle des données chiffrées ou dans le calcul, des erreurs et oublis peuvent avoir lieu dans les notes de frais et vous faire perdre de l’argent. L’utilisation d’un logiciel permettant la dématérialisation des notes de frais vous aidera à être impeccable sur la gestion des notes de frais. Les informations sont transmises en toute transparence entre les différents services de l’entreprise. Les données relatives aux budgets alloués aux frais professionnels sont bien détaillées et synthétisées. Les risques d’erreurs et les problèmes d’oublis sont donc limités. De plus, le logiciel calcule et actualise tous les montants en lien avec des réglementations évolutives (la TVA et le barème kilométrique par exemple). Il détecte aussi :

  • les frais kilométriques ;
  • les doublons volontaires ;
  • les dépassements du plafond…

Ces différentes fraudes auxquelles s’adonnent certains collaborateurs peuvent passer inaperçues si votre entreprise ne dispose pas d’une solution de gestion automatisée.

Pour supprimer les conflits internes

Avec la saisie manuelle, les retards de remboursement surviennent rapidement. Parfois, vous pouvez même oublier sans le savoir certains collaborateurs. Une situation qui peut rendre ces derniers mécontents. Et il n’y a rien de pire pour un dirigeant qu’avoir des salariés fâchés. Cela peut générer des tensions au sein de votre équipe et impacter négativement le développement de l’entreprise. Grâce à l’outil de gestion des notes de frais, les notes sont saisies en temps réel et le processus de validation est accéléré. Par conséquent, les délais de remboursement des frais sont réduits. Vous avez un contrôle complet sur tout le process de remboursement et vous n’avantagez pas un collaborateur au détriment d’un autre.

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